Microsmeta.ru
Строительные
организации
Строительные
магазины
ОАО  ufahouse
ООО   Стройтехнология
ООО  "Монтажастрой"
ООО  "Стройсервис"
ООО  Атриум Строй
Обратная
связь
Башкортостан
г. Уфа

Передача ноутбука сотруднику как оформить


Акт приема-передачи материальных ценностей работнику. Бланк и образец 2020 года

Передачу материальных ценностей как между подразделениями, так и между работниками компании нужно документировать. Под материальными ценностями понимаются товары, основные средства, материалы. Иногда для работы сотруднику выделяют инструменты или технику, принадлежащие организации. В этом случае в момент передачи оформляют акт приема-передачи материальных ценностей работнику. Разберемся, как его составить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи материальных ценностей работнику .docСкачать образец акта приема-передачи материальных ценностей работнику .doc

Общая информация о документе

Акт подписывают, когда работодатель передает работнику для исполнения его обязанностей запчасти, технику, инструмент и другие предметы, например, при работе на выезде или на дому. Сотрудник обязуется вернуть имущество по окончании работы.

Акт может выступать первичным учетным документом. На его основании бухгалтер будет делать отметки в бухучете компании о перемещении объектов основных средств между складами или сотрудниками. В таком случае надо снабдить документ всеми необходимыми для этого реквизитами (ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года). Из содержания акта должно быть ясно, кто передает и кто принимает объекты, какие это ценности и в каком каком количестве. Обязательны подписи работодателя и работника.

К сведению! Не нужно путать документ с актом приема-передачи ТМЦ на хранение — его форма МХ-1. Он используется для передачи ценностей на хранение другой организации. Для передачи ТМЦ от одного материально ответственного лица другому используют бланк ОП-18 либо разработанный на его основе.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику

Форму компания разрабатывает самостоятельно. Подобную можно будет сформировать и для случая, когда работник увольняется или возвращается из командировки и сдает организации свой рабочий инструмент или технику. Разработанную форму нужно будет закрепить в учетной политике компании.

Что нужно указать в документе:

  1. Его наименование: акт приема-передачи материальных ценностей работнику.
  2. Место и дату составления.
  3. Кто передает ценности (наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), ФИО и должность лица, выступающего от имени компании, на основании какого документа оно действует.
  4. Кому передают материальные ценности (ФИО и должность работника, его паспортные данные, место проживания).
  5. На основании какого документа работодатель передал работнику матценности. Это может быть трудовой договор (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ гласят, что для выполнения обязанностей работник должен получить все необходимое, это прописывают в трудовом договоре), дополнительное соглашение к нему, приказ.
  6. Перечень материальных ценностей с их характеристиками: наименование (как в других документах), инвентарный номер, количество, стоимость. Этот пункт лучше оформить в виде таблицы. Все цифровые данные нужно переписывать внимательно.
  7. Материальные ценности проверены сторонами, никаких разногласий нет.
  8. Количество экземпляров акта. Обычно это 2 экземпляра: для работника и работодателя.

В конце документа должны стоять подписи сторон. Подписывать документ нужно только тогда, когда стороны полностью осмотрят предметы.

Важно! С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества будет лежать на работнике.

Составленный акт нужно хранить в компании в течение 5 лет.

Как настроить удаленную работу во время коронавируса. Необходимые решения, если ваша команда работает удаленно

Приказ вашим сотрудникам работать из дома - вынужденная, но необходимая мера во время глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного офисного сотрудника может парализовать всю компанию на долгое время.

Но даже это ничто по сравнению с риском для жизни и здоровья людей, особенно для тех, кто старше 45 лет.

Мы много знаем о переводе сотрудников в режим домашнего офиса не понаслышке, видя, как мы уже пять лет помогаем компаниям организовывать мониторинг удаленных сотрудников.

Кроме того, за последние две недели к нам обратилось около тысячи организаций со всего мира после того, как они столкнулись с такими проблемами в связи с событиями, происходящими по всему миру.

В этой статье мы можем поделиться своими знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу и дать несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.

Примечание: В этой статье мы обсудим сотрудников, которые работают за компьютером.

Как организовать процесс перевода сотрудников на удаленную работу?

Для этого есть три основных варианта:

  1. Сотрудники работают на собственных компьютерах. Это удобно, если им не нужно какое-то специальное программное обеспечение или если оно находится в облаке. Например, менеджеру по продажам нужно иметь доступ только к паре облачных баз, бухгалтеру - к серверу 1С;
  2. Вы даете сотрудникам рабочие компьютеры. Это хороший вариант, если им нужно специальное программное обеспечение для работы или если у работника нет дома компьютера. Этот подход наиболее удобен, если ваши сотрудники работают на ноутбуках, но в течение длительного периода времени (а, как вы знаете, карантин может затянуться), не проблема переместить даже стационарный компьютер;
  3. Организуете удаленный доступ к RDP через VPN. Хороший промежуточный вариант. Вашему дизайнеру нужен доступ к корпоративному файловому хранилищу и компьютеру с достаточной мощностью? Запустите удаленный рабочий стол на своей рабочей станции и позвольте им использовать его.

Помните, что если вы предоставляете сотрудникам удаленный доступ к рабочим серверам или станциям, вам необходимо позаботиться о безопасности корпоративных данных. Это особенно верно, если вы работаете с личными данными, которые охраняются законом. Безопасные каналы подключения, фильтры по IP и MAC-адресам, двухуровневая авторизация - позаботившись вначале об информационной безопасности, вы застраховываете себя от многих проблем в будущем.

Также обратите внимание на то, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный и высокоскоростной Интернет.Если их подключения к Интернету дома недостаточно для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с достаточными скоростными характеристиками на время их работы. И делать это, конечно же, за счет организации.

Как контролировать удаленных сотрудников?

Многочисленные исследования показывают, что сотрудники работают дома даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что когда сотрудник переключается на удаленную работу, его производительность увеличивается на 20%.

У нас нет причин сомневаться в такой достоверной публикации, но это исследование было сосредоточено только на сотрудниках, которые перешли на удаленную работу сознательно и добровольно, точно зная, что им понадобится, и будучи уверены, что найдут в себе силы для самоорганизации.

Однако не проводилось исследований производительности сотрудников, которым пришлось изменить свой обычный рабочий распорядок и работать из дома, потому что им было сказано это сделать (например, в контексте глобальной пандемии).По нашему опыту, производительность таких рабочих будет значительно ниже.

Сотрудник, привыкший работать в офисе, ассоциирует свой дом в первую очередь с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут начать расслабляться, и их продуктивность неизбежно снизится. Таким образом, вы должны быть готовы к тому, что переход на домашний офис в вашей компании создаст повышенную нагрузку на руководство.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных компанией, или через удаленный доступ к вашей собственной рабочей станции, вы имеете полное право загрузить на эти машины программу мониторинга сотрудников Kickidler.Где бы ни находился корпоративный компьютер, он остается собственностью компании и предназначен исключительно для работы. И вы, конечно же, имеете право следить за тем, как используется ваше оборудование.

Что касается случая, когда сотрудник работает на домашнем компьютере, мы рекомендуем предложить персоналу следующие рамки:

  1. Человек создает новую учетную запись пользователя, которая используется исключительно для работы;
  2. Они устанавливают все необходимые им программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность, который должен быть таким же, как на офисном компьютере;
  3. Сотрудники работают под рабочими учетными записями и используют личные кабинеты для личных дел.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника в рабочее время без взаимодействия с его персональными данными. Таким образом, не будет нарушения конфиденциальности.

Как организовать работу с удаленными сотрудниками, и что должен уметь менеджер?

Ранее мы обсуждали техническую сторону перехода на удаленную работу, но как насчет организации самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленную работу нагрузка на управление увеличивается почти вдвое.Мы считаем, что здесь самое важное - следовать этим трем ключевым советам:

Совет 1. Индивидуальный подход - основа всего

Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм, а дома он живет так, как хочет. Некоторым людям удобнее работать именно с 10 утра до 6 вечера, другие предпочитают подходить к работе в несколько сеансов по пару часов каждое, третьи становятся продуктивными только около 20 часов. Мы все разные, поэтому главное правило удаленной работы:

Если привычки сотрудника не мешают работе, не просите его изменить эти привычки

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра до вечера - так работает большинство компаний.Но программисты, бухгалтеры, инженеры не обязаны придерживаться такого графика, если этого не требует специфика их работы. Запланируйте пару встреч с сотрудниками, когда это удобно для всех - в большинстве случаев этого достаточно для удаленного управления вашей командой - и после этого отслеживайте не количество времени, которое человек тратит на работу, а результаты, которых они достигают.

Совет 2. Создайте атмосферу доверия и заинтересованности

Предлагая сотрудникам возможность работать удаленно, вы автоматически даете им определенные преимущества.Более гибкий график, более комфортные условия работы, меньше контроля - все эти факторы будут работать только в том случае, если ваши подчиненные действительно заинтересованы в выполнении своих обязанностей.

Испытывая немного больше свободы, человек быстро привыкает контролировать свой график, но в то же время он начинает сильнее реагировать на акты деспотизма. Неоправданные (акцент на этом слове) изменения условий работы, постоянные чрезвычайные ситуации, задачи, которые необходимо выполнять прямо сейчас - все это серьезно сказывается на мотивации удаленных сотрудников, а вместе с тем и их эффективность.

Постарайтесь воспринимать удаленного работника не столько как подчиненного, сколько как подрядчика или партнера. Объясните им задачу и опишите их KPI, а затем покажите им, что вы доверяете их способности решать бизнес-задачи. И все же…

Совет 3. Доверяйте, но проверяйте

Мотивация и доверие - эти вещи, безусловно, важны, но вам все равно необходимо отслеживать количество времени, которое ваши удаленные сотрудники проводят в работе. Это поможет вам хотя бы увидеть, кто хорошо справляется со своими задачами.Вот простой пример. Допустим, у вас есть программист Джеймс Браун, который хорошо справляется со своей работой. Он вводит код вовремя, не пропускает дедлайны, и на первый взгляд кажется, что все в порядке ... Вот только Джеймс тратит на рабочие задачи 12-13 часов в день вместо 6-8 часов по расписанию. При таких темпах ваш сотрудник сгорит через месяц или два, и вам придется искать замену, а это приносит ненужные хлопоты и незапланированные расходы.

Проблема с удаленными сотрудниками в том, что вы не видите, как они работают.В офисе руководитель группы заметил бы, что Джеймс не выполняет свои задачи вовремя, и понял бы, что этого сотрудника нужно перевести на другую задачу, которая больше соответствует его навыкам. Но что касается удаленного взаимодействия… Поверьте, вы можете заметить такие вещи и удаленно!

Для этого используйте диспетчеры времени, которые помогают рассчитать количество часов, потраченных на задачу. У нас есть такой инструмент. Он называется Autokick и является частью функциональности Kickidler.Этот модуль отслеживает активность на компьютере и автоматически формирует отчеты, помогая вам оставаться в курсе всего. Это определенно полезно как для руководителя, так и для сотрудника.

С какими проблемами сталкиваются работодатели удаленных сотрудников и как их решать?

Итак, мы поделились с вами способами организации удаленной работы в вашей компании, а теперь давайте поговорим о проблемах, с которыми вы, вероятно, столкнетесь. Основных всего три:

Задача 1. Падение производительности

Ранее мы говорили о том, какие преимущества получает сотрудник от удаленной работы.Индивидуальный график, комфортные условия работы - все это здорово, но ... К сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях независимости быстро теряют дисциплину. Не все привыкли к самообладанию. Если человек всю жизнь проработал в офисе, где он находился под чьим-то присмотром и в окружении коллег, дома он автоматически будет менее продуктивным.

Есть только одно решение - не ослаблять надзор. Ваши сотрудники должны знать, что работа есть работа - независимо от того, где они находятся, дома или в офисе.Следите за KPI каждого сотрудника, старайтесь как можно быстрее выяснить причины любых задержек или ошибок и всегда держите преимущество. Вы заметили в Kickidler, что обед менеджера растянулся на несколько часов? Позвони им; спросите их, что случилось и почему они не выполняют свою работу. Пару таких звонков, и человек поправится.

После перевода офиса на удаленную работу контроль должен стать более жестким, чем в офисе - по крайней мере, вначале. Вот почему мы рекомендуем вам использовать модули тайм-менеджмента.Если ваши люди будут знать, что вы следите за их рабочими днями, им будет намного легче преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на своих задачах.

Проблема 2. Нарушение связи

Даже в офисной среде взаимодействие между отдельными сотрудниками часто может стать проблемой. Встречи с участием нескольких отделов могут стать настоящей головной болью. Вы точно знаете, как сложно запланировать такие встречи, чтобы всем было удобно. А потом, когда дело касается удаленной работы, простейшая переписка между командами может тянуться неделями.

Во избежание подобных проблем составьте подробное описание всех стандартов, составьте график и убедитесь, что все сотрудники его придерживаются. Вот пример для одной недели:

  • Каждый день в 13:00 я жду, что все будут подключаться к собранию персонала посредством видеоконференцсвязи;
  • К среде, к 18:00, все материалы проекта А должны быть загружены в хранилище;
  • В четверг, в 14.00, мне нужен отчет по проекту Б, презентация должна быть сделана;
  • Я ожидаю ответов на электронные письма, отправленные с 10 до 18 часов, в течение не более часа.

Чем прозрачнее и понятнее будут все ваши требования, тем проще будет управлять удаленной командой. Конечно, вам все равно придется планировать время для совместных мероприятий, учитывая графики работы участников таких мероприятий. Но как только все улажено, обсуждений не может быть. Планируется собрание персонала? Его должны посетить все.

Задача 3. Снижение вовлеченности

Когда человек работает дома, один за компьютером, он быстро теряет связь со своей командой.Это особенно актуально для людей, которые привыкли активно взаимодействовать с коллегами - общаться, генерировать идеи, что-то создавать. Находясь в принудительной изоляции, они быстро теряют жизненные силы и начинают хандрить.

Чтобы этого избежать, необходимо поддерживать внутрикорпоративную связь:

  • Голосовые вызовы;
  • Видеоконференции;
  • Групповые чаты с эмодзи, стикерами и другими способами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек - где бы он ни был - является частью вашей компании, важным членом вашей команды.Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь с ними на связи. Таким образом, проблемы с удаленными сотрудниками обойдут вас стороной!

Программное обеспечение для мониторинга сотрудников Kickidler

Вам понравился этот пост? Следите за нами в социальных сетях.

.

Как написать отчет о передаче | Работа

Лиза МакКуэрри Обновлено 28 марта 2018 г.

Отчет о передаче - это сводка действий по компиляции, которая часто используется при распределении работы или временных рабочих заданиях. Это также может быть полезно, когда человек уходит с должности и передает бразды правления новому сотруднику. Короче говоря, отчет о передаче позволяет одному сотруднику суммировать работу, которую он проделал для другого сотрудника, который берет на себя роль или проект.

Важность отчета о передаче обслуживания

Отчет о передаче обслуживания помогает убедиться, что ничего важного не упускается из виду, когда два человека меняют роли. Независимо от того, заменяете ли вы кого-то в отпуске или полностью переходите на новую должность, есть как большие, так и мелкие проблемы, которые необходимо сообщить, чтобы обеспечить плавный переход. Если ключевая информация не указана, это может привести к снижению производительности, ошибкам, недопониманию и даже потере бизнеса.

Содержание отчета о передаче

Хотя конкретное содержание отчета о передаче будет варьироваться от одного типа работы к другому, есть несколько основных компонентов, которые необходимо включить:

  1. Статус проектов в работе: Будьте максимально подробными по возможности при описании текущих проектов, включая следующие важные шаги.При необходимости предоставьте резервные материалы, такие как отчеты, протоколы встреч или цепочки электронных писем.
  2. Ближайшие крайние сроки : Если крайние сроки приближаются, сделайте заметку и включите подробности о процессе доставки рабочего продукта. Если вовлечены другие люди, отметьте их, их должности и обязанности.
  3. Предстоящие события: Отметьте ключевые события на горизонте, такие как встречи, семинары, конференции, поездки или ключевые поставки. Предоставьте всю необходимую информацию, включая время, дату, место и участников.
  4. Элементы действий: Перечислить все рабочие функции, для которых запланировано невыполненное действие. Например, если вам нужно утвердить правки отчета, заказать картриджи с тонером, организовать питание или подтвердить бронирование гостиниц, элементы действий должны быть подробно описаны с конкретными инструкциями и контактной информацией.
  5. Ожидает действия: Часто действие одной стороны зависит от действия другой. Сюда может входить указание заказать новый бланк после утверждения нового логотипа или зарезервировать соответствующее конференц-пространство после подтверждения списка гостей.
  6. Устранение неполадок, о которых необходимо знать: Могут возникнуть проблемы, о которых необходимо знать входящему лицу, и они должны быть включены в отчет о передаче. Например, поставщик, который, как известно, опаздывает с доставкой, медленно платящий клиент или регулярно находящий недостатки.
  7. Важные люди, места и вещи: Составьте список важных людей, мест и вещей конкретно. Например, вместо того, чтобы указывать «менеджер проводит конференции в своем офисе каждые две недели», скажем: «Боб Смит проводит конференции раз в два месяца 1 и 15 числа в своем офисе, комната 1123."

Включите общую категорию

Не все заметные проблемы попадают в простые категории, поэтому включите краткий обзор и всеобъемлющий раздел, чтобы лучше подготовить человека, который берет на себя ваши обязанности. Он может включать:

  • Инструкция о том, как попасть в здания и офисы
  • Расположение таких предметов, как канцелярские товары и кофе
  • Советы по правильной работе сложного оборудования
  • Куда обращаться за технической помощью.
  • Протокол для офисных торжеств.

Проведите мозговой штурм по всем без исключения элементам, которые вы могли пропустить, прежде чем составлять отчет. Следующий человек на вашем месте поблагодарит вас за усилия.

.

Как организовать встречу на работе - english-at-home.com

На многих должностях вам иногда приходится устраивать встречи с коллегами, вашим начальником или менеджером, клиентами и т. Д.

На этой странице показаны слова и фразы, которые можно использовать для организации встречи - когда вы пишете или когда говорите.

Следуйте приведенным ниже планам, чтобы структурировать электронные письма и телефонные звонки при организации рабочей встречи.

Официальные встречи

Вот способы, которыми вы можете написать электронное письмо, чтобы назначить встречу с людьми, с которыми вы работаете.Следуйте этому «плану», чтобы написать простое, краткое и понятное электронное письмо.

Я бы хотел организовать / организовать / созвать встречу…

… обсудить нашу стратегию / планы
… уточнить нашу политику / наш ответ на…
… подготовиться к выставке / конференции
… уточнить детали / подготовка к…
… установить руководящие принципы / наша процедура для…
… изучить наше финансовое положение
… проанализировать наши варианты / наши расходы / наш бюджет / нашу политику в отношении…

Встреча будет проводиться в (место) (день) в (время) / с (время) до (время).
(Повестка дня прилагается.)

Подтвердите свое присутствие / Подтвердите свое присутствие.

Я с нетерпением жду встречи с вами (всеми) тогда.

(ваше имя)

Неформальные встречи

Вы можете написать по электронной почте или по телефону или поговорить лично, чтобы организовать более неформальную встречу. Вот несколько фраз, которые вы можете использовать.

По электронной почте
Будете ли вы свободны для встречи в (день) в (время)?
Можете ли вы организовать встречу / присутствовать на ней (день) в (время)?

Я хочу обсудить / подготовить / просмотреть…
Речь идет о (теме).

Подготовил повестку дня (прилагается).

Подтвердите, что эта дата вам подходит.

Лицом к лицу
Будете ли вы свободны для встречи сегодня / после обеда / завтра, примерно…?

Нам нужно обсудить / подготовить / просмотреть / пройти…

Сказать примерно в (время) в зале заседаний / моем офисе?

Как организовать встречу с клиентами

Вот несколько способов, которыми вы можете отправить клиенту электронное письмо, чтобы организовать встречу по продажам или презентацию.

Приветствие

Уважаемый (имя)

Вводный параграф

После нашей встречи / телефонного звонка в (день) я пишу, чтобы назначить встречу с вами…

… чтобы обсудить возможное решение to (название проблемы)
… обсудить некоторые способы, которыми наш продукт / услуга может принести вам пользу.
… представить вам наш новый (продукт)
… представить вас (имя нового коллеги)

Next 1 / 2 абзаца

Здесь вам нужно будет подробнее рассказать о встрече, вашем продукте или услуге и т. Д., А также о том, почему это принесет пользу вашему потенциальному клиенту.Постарайтесь быть как можно более конкретным и соответствовать потребностям вашего клиента в продукте или услуге.

Последний абзац

Будете ли вы свободны (дата) примерно в (время)? По моим оценкам, встреча займет 15-30 минут.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением / С наилучшими пожеланиями

(ваше имя)

Полезные фразовые глаголы для встреч и обсуждений

для организации встречи = организовать / организовать встречу: «Я хотел бы назначить встречу для обсуждения подробности путешествия.«

для разработки = найти решение чего-либо или завершить что-то
« Нам нужно разработать, как мы подходим к этим переговорам ».
«Можете ли вы определить время, которое сможет сделать каждый?»

обдумать / выработать = обсудить, пока не найдешь решение - часто в сложной ситуации:
«Нам нужно сесть и обсудить детали соглашения».
«Они заключили соглашение после восьми часов переговоров».

, чтобы прижать = заставить кого-то что-то согласовать - особенно когда этот человек не так легко берет на себя обязательства
«Вам нужно будет приковать его к вашей стартовой зарплате.»

, чтобы перейти к = обсудить
« Можем ли мы обсудить приготовления к запуску? »

Свободно говорите по-английски!

Привет! Я Клэр, учитель английского языка и основатель этого сайта.

Я могу помочь вам говорить по-английски легче! Вот две вещи для вас:

10 основных фраз для беглости речи - фразы для легкого общения
НОВИНКА: присоединяйтесь к клубу беглости английского языка - получите мои 2 программы беглости + еженедельные задания и групповые уроки

.

Руководство по управлению вашими (недавно) удаленными сотрудниками

Краткое содержание

Из-за эпидемии Covid-19 многие сотрудники и их руководители впервые начинают работать вне офиса и разлучены друг с другом. К счастью, есть конкретные, основанные на исследованиях шаги, которые менеджеры могут предпринять без особых усилий для повышения вовлеченности и производительности удаленных сотрудников, даже если на подготовку мало времени. Во-первых, важно понимать общие проблемы, от изоляции до отвлекающих факторов и отсутствия личного наблюдения.Затем менеджеры могут поддерживать удаленных сотрудников с помощью 1) регулярных структурированных проверок; 2) несколько вариантов общения (и установленные нормы для каждого; 3) возможности для социального взаимодействия; и 4) постоянное ободрение и эмоциональная поддержка.

Ада Якота / Getty Images

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей. Чтобы получать весь контент HBR по электронной почте, подпишитесь на рассылку Daily Alert.

В ответ на неопределенность, связанную с Covid-19, многие компании и университеты попросили своих сотрудников работать удаленно.В то время как почти четверть рабочей силы США уже работает из дома хотя бы часть времени, новая политика заставляет многих сотрудников и их менеджеров работать вне офиса и впервые в жизни отдельно друг от друга.

Хотя всегда предпочтительно заранее установить четкую политику в отношении удаленной работы и обучения, во время кризиса или других быстро меняющихся обстоятельств такой уровень подготовки может оказаться невозможным. К счастью, есть конкретные, основанные на исследованиях шаги, которые менеджеры могут предпринять без особых усилий для повышения вовлеченности и производительности удаленных сотрудников, даже если на подготовку мало времени.

Общие проблемы удаленной работы

Для начала менеджеры должны понимать факторы, которые могут сделать удаленную работу особенно сложной. В противном случае у высокоэффективных сотрудников может наблюдаться снижение производительности и вовлеченности, когда они начнут работать удаленно, особенно при отсутствии подготовки и обучения. Проблемы, присущие удаленной работе, включают:

Отсутствие личного контроля: Как руководители, так и их сотрудники часто выражают обеспокоенность отсутствием личного взаимодействия.Руководители обеспокоены тем, что сотрудники не будут работать так усердно или эффективно (хотя исследования показывают обратное, по крайней мере, для некоторых видов работ). С другой стороны, многие сотрудники борются с ограниченным доступом к управленческой поддержке и общению. В некоторых случаях сотрудники чувствуют, что удаленные менеджеры оторваны от их потребностей и поэтому не поддерживают и не помогают в выполнении их работы.

Отсутствие доступа к информации: Новые удаленные сотрудники часто удивляются дополнительным затратам времени и усилий, необходимых для поиска информации от коллег.Даже получение ответов на кажущиеся простыми вопросы может показаться большим препятствием для работника, работающего дома.

Это явление распространяется не только на работу, связанную с задачами, но и на проблемы межличностного общения, которые могут возникать у удаленных сотрудников. Исследования показали, что отсутствие «взаимных знаний» среди удаленных сотрудников приводит к снижению готовности дать коллегам возможность сомневаться в трудных ситуациях. Например, если вы знаете, что у вашего коллеги по работе тяжелый день, вы будете рассматривать резкое письмо от него как естественный продукт стресса.Однако если вы получите это электронное письмо от удаленного сотрудника, не понимающего его текущих обстоятельств, вы, скорее всего, обидитесь или, как минимум, плохо оцените профессионализм своего коллеги.

Социальная изоляция: Одиночество - одна из самых распространенных жалоб на удаленную работу, когда сотрудники пропускают неформальное социальное взаимодействие в офисе. Считается, что экстраверты могут больше страдать от изоляции в краткосрочной перспективе, особенно если у них нет возможности общаться с другими людьми в своей удаленной рабочей среде.Однако в течение более длительного периода времени изоляция может заставить любого сотрудника чувствовать себя менее «принадлежащим» своей организации и даже может привести к усилению намерения покинуть компанию.

Отвлекает дома: Мы часто видим фотографии, изображающие удаленную работу, на которых изображен родитель, держащий ребенка и печатающий на ноутбуке, часто сидящий на диване или полу в гостиной. Фактически, это ужасное представление об эффективной виртуальной работе. Как правило, мы рекомендуем работодателям обеспечить своим удаленным сотрудникам выделенное рабочее место и надлежащий уход за детьми, прежде чем разрешать им работать удаленно.Тем не менее, в случае внезапного перехода к виртуальной работе существует гораздо больше шансов, что сотрудники будут бороться с неоптимальным рабочим пространством и (в случае закрытия школ и детских садов) неожиданными родительскими обязанностями. Даже в обычных обстоятельствах семейные и домашние потребности могут мешать удаленной работе; менеджеры должны ожидать, что эти отвлекающие факторы будут больше во время этого незапланированного перехода от работы на дому.

Как менеджеры могут поддерживать удаленных сотрудников

Несмотря на то, что удаленная работа может быть сопряжена с проблемами, есть также относительно быстрые и недорогие меры, которые менеджеры могут сделать, чтобы облегчить переход.Действия, которые вы можете предпринять сегодня, включают:

Установите структурированные ежедневные проверки: Многие успешные удаленные менеджеры устанавливают ежедневные звонки со своими удаленными сотрудниками. Это может быть серия индивидуальных звонков, если ваши сотрудники работают более независимо друг от друга, или группового звонка, если их работа тесно связана с коллективом. Важной особенностью является то, что звонки являются регулярными и предсказуемыми, и что они представляют собой форум, на котором сотрудники знают, что они могут проконсультироваться с вами, и что их проблемы и вопросы будут услышаны.

Предоставьте несколько различных вариантов коммуникационных технологий: Одной электронной почты недостаточно. Удаленные сотрудники выигрывают от наличия «более богатой» технологии, такой как видеоконференцсвязь, которая дает участникам многие визуальные подсказки, которые у них были бы, если бы они были лицом к лицу. Видеоконференцсвязь имеет много преимуществ, особенно для небольших групп: визуальные подсказки позволяют расширить «взаимные знания» о коллегах, а также помогают уменьшить чувство изоляции между командами. Видео также особенно полезно для сложных или деликатных разговоров, поскольку оно кажется более личным, чем письменное или только аудио общение.

Бывают и другие обстоятельства, когда быстрое сотрудничество важнее визуальных деталей. Для таких ситуаций предоставьте индивидуальные функции обмена сообщениями с поддержкой мобильных устройств (например, Slack, Zoom, Microsoft Teams и т. Д.), Которые можно использовать для более простых и менее формальных разговоров, а также для срочного общения.

Дополнительная литература

Если у вашей компании еще нет технологических инструментов, есть недорогие способы получить простые версии этих инструментов для вашей команды в качестве краткосрочного решения.Перед использованием любого из этих инструментов проконсультируйтесь с ИТ-отделом вашей организации, чтобы убедиться в надлежащем уровне безопасности данных.

А затем установите «правила взаимодействия»: Удаленная работа становится более эффективной и удовлетворительной, когда менеджеры устанавливают ожидания в отношении частоты, средств и идеального времени общения для своих команд. Например: «Мы используем видеоконференцсвязь для ежедневных встреч, но мы используем мгновенные сообщения, когда что-то срочно». Кроме того, если вы можете, сообщите своим сотрудникам, как лучше и когда лучше всего связаться с вами в течение рабочего дня (например,g., «Я обычно более доступен в конце дня для специальных телефонных или видео-разговоров, но если в этот день возникнет чрезвычайная ситуация, отправьте мне текстовое сообщение»). Наконец, следите за общением между членами команды ( насколько это возможно), чтобы гарантировать, что они обмениваются информацией по мере необходимости.

Мы рекомендуем менеджерам как можно скорее установить эти «правила взаимодействия» с сотрудниками, в идеале - во время первой онлайн-встречи. Хотя некоторые варианты выбора конкретных ожиданий могут быть лучше других, наиболее важным фактором является то, что все сотрудники разделяют одинаковый набор ожиданий в отношении общения.

Предоставьте возможности для удаленного социального взаимодействия: Один из наиболее важных шагов, которые может предпринять руководитель, - это структурировать способы социального взаимодействия сотрудников (то есть неформальные разговоры на нерабочие темы) при удаленной работе. Это верно для всех удаленных сотрудников, но особенно для сотрудников, которые были внезапно уволены из офиса.

Самый простой способ наладить базовое социальное взаимодействие - выделить некоторое время в начале командных звонков только для нерабочих вопросов (например,g., «Мы собираемся потратить первые несколько минут, просто догоняя друг друга. Как ты провел выходные?"). Другие варианты включают виртуальные вечеринки с пиццей (на которых пицца доставляется всем членам команды во время видеоконференции) или виртуальные корпоративные вечеринки (на которых заранее могут быть отправлены «пакеты заботы», чтобы их можно было открыть и насладиться одновременно). Хотя эти типы событий могут казаться искусственными или вынужденными, опытные менеджеры удаленных сотрудников (и сами сотрудники) сообщают, что виртуальные события помогают уменьшить чувство изоляции, способствуя чувству принадлежности.

Предложите воодушевление и эмоциональную поддержку: Особенно в контексте резкого перехода к удаленной работе для менеджеров важно осознавать стресс, прислушиваться к тревогам и беспокойствам сотрудников и сопереживать их трудностям. Если недавно удаленный сотрудник явно испытывает трудности, но не выражает стресса или беспокойства, спросите его, как у него дела. Даже общий вопрос, такой как «Как эта ситуация с удаленной работой работает для вас до сих пор?» может получить важную информацию, которую вы иначе не услышите.Задав вопрос, внимательно выслушайте ответ и вкратце перескажите его сотруднику, чтобы убедиться, что вы правильно поняли. Пусть в центре внимания этого разговора будет стресс или проблемы сотрудника (а не ваши собственные).

Исследования эмоционального интеллекта и эмоционального заражения показывают, что сотрудники обращаются к своим менеджерам за подсказками о том, как реагировать на внезапные изменения или кризисные ситуации. Если менеджер сообщает о стрессе и беспомощности, это будет иметь то, что Дэниел Гоулман называет «эффектом просачивания» на сотрудников.Эффективные руководители используют двусторонний подход, признавая стресс и беспокойство, которые сотрудники могут испытывать в трудных обстоятельствах, но также подтверждают свою уверенность в своих командах, используя такие фразы, как «у нас есть это» или «это сложно, но я знаю, что мы справимся с этим »или« давайте поищем способы использовать наши сильные стороны в это время ». Благодаря такой поддержке сотрудники с большей вероятностью примут вызов, целеустремленно и сосредоточенно.

Мы добавим нашу собственную примечание для поощрения менеджеров, впервые сталкивающихся с удаленной работой: вы получили это.Дайте нам знать в комментариях свои собственные советы по управлению удаленными сотрудниками.

Если наш контент помогает вам бороться с коронавирусом и другими проблемами, рассмотрите возможность подписки на HBR. Покупка подписки - лучший способ поддержать создание этих ресурсов.

.

Смотрите также

Звоните:
8 (937) 357-2107